Desplazamiento laboral: quién paga el alojamiento, cuánto está exento y cómo elegir dónde dormir
Índice
En un desplazamiento laboral, el alojamiento lo paga la empresa. Lo dice el artículo 40.6 del Estatuto de los Trabajadores: además del salario, hay que abonar los gastos de viaje y las dietas. Hasta ahí, fácil. Lo complicado viene después: cuánto de eso está exento de IRPF, cuánto puede durar el desplazamiento y qué alojamiento aguanta bien tres semanas en vez de tres noches.
Esta guía responde a las dos caras de la misma situación. Si organizas el desplazamiento, encontrarás los límites legales y los criterios para no equivocarte al contratar. Si eres tú quien se desplaza, aquí está lo que la empresa te tiene que pagar y lo que puedes exigir.
Respuesta rápida
- El alojamiento lo paga la empresa, no el trabajador.
- Los gastos de estancia están exentos de IRPF al 100 % del importe justificado con factura, sin tope.
- La manutención está exenta hasta 53,34 € al día con pernocta en España (26,67 € sin pernocta).
- El kilometraje está exento hasta 0,26 € por kilómetro, más peajes y aparcamiento justificados.
- Un desplazamiento no puede superar 12 meses en un periodo de 3 años. Si los supera, pasa a ser un traslado.
- Si supera los 3 meses: preaviso de 5 días laborables y 4 días de permiso en el domicilio de origen por cada 3 meses.
Los importes proceden del artículo 9 del Reglamento del IRPF y de la Orden HFP/792/2023, vigentes en 2026. Ahora, el detalle.
Qué es un desplazamiento laboral y en qué se diferencia de un traslado
Un desplazamiento es un cambio temporal de centro de trabajo que obliga a la persona a residir en una población distinta de la de su domicilio habitual. Un traslado es el cambio definitivo. La frontera entre uno y otro es el tiempo, y está marcada con números: si en un periodo de tres años se acumulan más de doce meses de desplazamiento, legalmente se considera traslado, con todo lo que eso implica (indemnización, derecho de opción, plazos de impugnación).
La distinción importa a las dos partes. A la empresa, porque un desplazamiento mal dimensionado se convierte en un traslado encubierto. Al trabajador, porque el traslado abre derechos que el desplazamiento no tiene.
Doce meses en tres años es el límite legal del desplazamiento. Nueve meses seguidos en el mismo municipio es el límite fiscal de las dietas. Son dos relojes distintos y conviene no confundirlos.
Quién paga el alojamiento en un desplazamiento laboral
La empresa. El artículo 40.6 del Estatuto de los Trabajadores establece que, además de los salarios, el empresario abona los gastos de viaje y las dietas. El alojamiento entra dentro de lo que la normativa fiscal llama «gastos de estancia», y no es algo negociable ni un extra: es una obligación derivada de la propia decisión de desplazar.
El importe concreto de la dieta lo suele fijar el convenio colectivo aplicable. Empresa y trabajador pueden pactar una cantidad superior, pero nunca inferior al mínimo del convenio. Si trabajas en construcción, metal o instalaciones, revisa el convenio provincial antes de dar por buena cualquier cifra: cambian entre provincias y se actualizan cada año.
Qué cubre exactamente
- Gastos de viaje: el traslado hasta el destino y la vuelta.
- Gastos de estancia: el alojamiento durante todo el desplazamiento.
- Manutención: las comidas, en la cuantía que fije el convenio o el acuerdo.
- Viajes del permiso: si el desplazamiento pasa de tres meses, los desplazamientos de los cuatro días de permiso también corren a cargo de la empresa.
Cuánto está exento de IRPF en 2026
Aquí es donde más se equivoca la gente, y en las dos direcciones: hay empresas que retienen de más y trabajadores que creen que todo lo que reciben es limpio. La regla es distinta según el concepto.
| Concepto | Límite exento en España | Cómo se justifica |
|---|---|---|
| Estancia (alojamiento) | 100 % del importe real, sin tope monetario | Factura del establecimiento |
| Manutención con pernocta | 53,34 € al día | Día, lugar y motivo del desplazamiento |
| Manutención sin pernocta | 26,67 € al día | Día, lugar y motivo del desplazamiento |
| Vehículo propio | 0,26 € por kilómetro | Kilómetros recorridos, más peajes y parking |
Fíjate en la primera fila, porque es la que más consecuencias prácticas tiene: el alojamiento no tiene tope. Está exento por el importe que figure en la factura. Eso significa que elegir un alojamiento cómodo no penaliza fiscalmente a nadie frente a uno malo y barato. La manutención, en cambio, sí tiene tope fijo, y da igual lo que cueste realmente la comida: por encima de esos importes, el exceso tributa como salario.
El detalle que se pasa por alto: los nueve meses
A efectos de IRPF, un desplazamiento a un mismo municipio tiene fecha de caducidad. Si supera los nueve meses continuados, Hacienda deja de entenderlo como un viaje y lo trata como el nuevo centro de trabajo habitual. A partir de ahí las dietas dejan de estar exentas y pasan a tributar íntegramente.
En proyectos largos conviene tenerlo en el calendario desde el primer día, porque el cambio no avisa y el ajuste se hace en la nómina del trabajador.
La documentación es el punto débil
No basta con poner «dietas» en la nómina. Hay que poder acreditar el desplazamiento real: día, lugar y motivo. Un parte de gastos mensual, la factura del alojamiento y el registro de municipios visitados resuelven la mayor parte del problema. Sin esa documentación, el riesgo es que en una inspección las dietas se reclasifiquen como salario, con la liquidación correspondiente.
Esto es especialmente relevante al elegir alojamiento: si el sitio donde duermen tus trabajadores no emite factura, no tienes con qué justificar el gasto. Es la primera criba, antes incluso de mirar el precio.
Cuánto puede durar un desplazamiento y qué derechos genera
| Situación | Qué se aplica |
|---|---|
| Duración máxima | 12 meses dentro de un periodo de 3 años. Si se supera, se trata como traslado. |
| Desplazamiento de menos de 3 meses | No hay preaviso mínimo fijado por ley, aunque debe informarse con antelación suficiente. |
| Desplazamiento de más de 3 meses | Preaviso mínimo de 5 días laborables. |
| Permiso en origen | 4 días laborables en el domicilio de origen por cada 3 meses, sin contar los días de viaje. |
| Desacuerdo | La decisión es ejecutiva, pero se puede impugnar ante el Juzgado de lo Social. |
Ese permiso de cuatro días cada tres meses es uno de los derechos que más se desconocen, y los gastos del viaje de ida y vuelta también los asume la empresa. Si estás desplazado desde hace más de tres meses y nadie te lo ha mencionado, es una pregunta legítima.
Por qué el precio por noche engaña
Con el marco legal claro, viene la parte práctica. Comparar alojamientos por el precio por noche es lo natural, pero en una estancia de empresa ese número explica menos de lo que parece. Un alojamiento diez euros más barato deja de serlo en cuanto obliga a rehacer la reserva cada vez que cambia un turno, o a que alguien de administración persiga una factura que no llega.
Los costes que no aparecen en la tarifa suelen ser tres: el tiempo de gestión de quien organiza el desplazamiento, los kilómetros diarios de ida y vuelta multiplicados por el número de trabajadores y de días, y el rendimiento de una plantilla que no descansa bien. Los tres se pagan igual, solo que no llevan factura.
Y hay un cuarto, más silencioso: el coste de las comidas. Como la manutención tiene un tope exento fijo y el alojamiento no, un sitio con cocina cambia el cálculo entero de una estancia larga.
Las cinco preguntas antes de contratar
1. ¿Emitís factura con IVA?
Parece obvio y no lo es. Muchos alojamientos de particular a particular no facturan, o lo hacen tarde y de forma irregular, y sin factura no hay gasto de estancia justificado ni exención que valga. Confirma también la forma de pago: la transferencia facilita la contabilidad y la tarjeta permite cerrar la reserva en el momento.
2. ¿Se pueden cambiar los trabajadores durante la estancia?
Esta es la que más disgustos evita y casi nadie la pregunta. En una obra o en un mantenimiento por fases, quien duerme el lunes no siempre es quien duerme el jueves. Si el alojamiento exige que la reserva vaya a nombre de una persona concreta, cada relevo obliga a cancelar y volver a reservar, con el riesgo de perder la plaza por el camino.
Lo que interesa es poder dar altas y bajas sobre la marcha, manteniendo las plazas contratadas y cambiando solo quién las ocupa.
3. ¿Quién se ocupa de la limpieza y de la ropa de cama?
En una estancia de tres noches da igual. En una de tres semanas, no. Pregunta cada cuánto se limpia, cada cuánto se cambian sábanas y toallas y si va incluido o se factura aparte. Un alojamiento donde el mantenimiento acaba recayendo en los propios trabajadores genera quejas rápido, y las quejas llegan antes a recursos humanos que al alojamiento.
4. ¿A cuánto está realmente del trabajo?
No de la capital: del sitio donde se trabaja. Media hora de más por trayecto, con dos trayectos diarios y cuatro trabajadores, son cuatro horas de vehículo al día que alguien está pagando. Calcúlalo antes con las direcciones reales, no con la sensación de que «está cerca».
5. ¿Hay dónde aparcar la furgoneta?
Los desplazamientos de empresa vienen con vehículo, y a menudo con furgoneta y material. Un alojamiento céntrico sin aparcamiento resuelto convierte cada noche en una vuelta al barrio buscando sitio, o en un gasto de parking que nadie presupuestó.
Hotel, piso o alojamiento rural: qué encaja según la estancia
No hay una respuesta única. Depende sobre todo de cuánto va a durar y de dónde está el trabajo.
| Opción | Cuándo compensa | Dónde falla |
|---|---|---|
| Hotel urbano | Estancias de pocas noches y trabajo dentro de la ciudad. | Tarifas variables en temporada, aparcamiento de pago, sin cocina. |
| Piso de alquiler temporal | Desplazamientos de varios meses con equipo estable. | Contrato, fianza, suministros y poca flexibilidad si el plazo cambia. |
| Alojamiento rural o pensión | Semanas o meses con equipo que rota y trabajo fuera del casco urbano. | Menos oferta, hay que comprobar factura y servicios uno por uno. |
La reacción habitual es buscar en la ciudad más cercana, porque es donde hay más oferta. Para estancias cortas tiene sentido. Para desplazamientos largos con el trabajo fuera del casco urbano, el cálculo suele cambiar: menos kilómetros diarios, aparcamiento gratuito, silencio para turnos que empiezan pronto y un interlocutor único en vez de una centralita.
Errores frecuentes al alojar personal desplazado
- Contratar un alojamiento que no factura. Sin factura no hay gasto de estancia justificado, y ese es precisamente el concepto que está exento al 100 %.
- Reservar por una plataforma sin hablar con nadie. Cuando cambia una fecha —y siempre cambia— tienes delante un formulario, no una persona.
- Cerrar solo las noches «seguras». Los proyectos se alargan y ampliar sobre la marcha no siempre es posible. Reserva con margen y confirma antes qué plazo de cancelación hay.
- No vigilar el calendario fiscal. Los nueve meses en el mismo municipio llegan sin avisar y el ajuste lo nota el trabajador en su nómina.
- Elegir por precio sin mirar el descanso. Un equipo que duerme mal rinde menos y se queja más, y eso no aparece en ninguna hoja de cálculo.
Si el desplazamiento es a la provincia de Lugo
Todo lo anterior vale para cualquier punto de España. Si el destino concreto es la comarca de Lugo, tenemos tres guías que continúan justo donde termina esta: una sobre cómo es trabajar desplazado en la zona —distancias reales, servicios del pueblo, clima y qué hacer los fines de semana—, otra sobre en qué zona de la provincia alojar al equipo y cómo afecta la estacionalidad a la disponibilidad, y las condiciones concretas de nuestro alojamiento para empresas en Castroverde, con tarifa especial desde 3 noches, factura con IVA y cambios de personal sobre la marcha.
Preguntas frecuentes
En resumen
El alojamiento en un desplazamiento laboral lo paga la empresa, está exento de IRPF por el importe íntegro de la factura y no tiene tope. Esa combinación tiene una consecuencia práctica que mucha gente no aprovecha: elegir un alojamiento cómodo no cuesta más en términos fiscales que elegir uno malo. Lo que sí tiene tope es la manutención, y ahí es donde una cocina propia marca la diferencia en estancias largas.
Antes de cerrar nada, pregunta por la factura, por la posibilidad de cambiar trabajadores, por la limpieza en estancia larga, por la distancia real al trabajo y por el aparcamiento. Cinco preguntas de dos minutos que evitan la mayoría de los problemas de las semanas siguientes.
Esta guía es orientativa y no sustituye al convenio colectivo aplicable ni al asesoramiento laboral o fiscal. Puedes consultar el texto consolidado en el Estatuto de los Trabajadores (BOE) y los importes vigentes en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
